¿Qué son los RIPS y por qué debo presentarlos?
Definición de RIPS
Los RIPS, o Registros Individuales de Prestación de Servicios de Salud, son un mecanismo obligatorio para reportar la información relacionada con las atenciones en salud prestadas en Colombia, tanto al Ministerio de Salud como a otros actores que hacen parte del Sistema.
Consisten en la presentación ordenada de cierta información que relaciona los servicios proporcionados al usuario, y que es obtenida a partir de sus datos de identificación, de la historia clínica y de la factura. Esto se hace siguiendo unos lineamientos sobre cómo darles forma y cómo diligenciar correctamente su contenido para que puedan ser procesados fácilmente por los sistemas involucrados y garantizar que estén libres de errores.
Bien sea si eres una empresa que presta servicios de salud, o un profesional independiente, estás obligado a presentar los RIPS correspondientes para cada atención, independientemente de si debes emitir Factura Electrónica de Venta en Salud (FEV) o no.
Un sistema como FEV-RIPS permite a nivel nacional:
Centralizar información
Contar con información unificada sobre la operación del Sistema de Salud a nivel nacional
Vinculación en tiempo real
Reportar inmediatamente la información administrativa en salud
Planeación territorial
Realizar planeación a nivel territorial, departamental y nacional con datos objetivos
Detección de fraudes
Detectar, prevenir e investigar fraudes más fácilmente
Verificar operaciones
Generar un comprobante verificable de las operaciones en el sistema
Estándar de interoperabilidad
Servir como mecanismo común y moderno para compartir información entre actores del sistema
¿Qué documentos debo presentar?
¿No estás seguro de tus obligaciones?
No todos los casos requieren la emisión de Factura Electrónica en Salud.
Haz tu diagnóstico aquíHubo un cambio importante en la normativa al respecto
Anteriormente presentábamos los RIPS en formato de texto plano (TXT), y esto se hacía enviando dichos registros a un correo electrónico dispuesto por la Secretaría de Salud de cada municipio, y más recientemente a través de portales web que permitían gestionarlos de forma manual.
A pesar de los avances con la implementación de plataformas municipales, todo cambió al hacerse obligatoria la Facturación Electrónica a nivel nacional, abriendo la oportunidad para integrarla en los procesos del sector de la salud, y permitiendo reestructurar los antiguos mecanismos para utilizar ahora formas más estandarizadas para compartir la información entre sistemas diferentes (interoperabilidad), como lo son los formatos JSON y XML.
Ya no se utiliza la estructura de archivos de texto plano, sino que se emplea un formato conocido como JSON, con unas nuevas reglas para elaborar su contenido; y éste se adjunta directamente al soporte digital de la factura electrónica (en formato XML) tras haber sido validada por la DIAN, que es la entidad encargada de la Facturación Electrónica en Colombia.
Si estás obligado a emitir Factura Electrónica en Salud (FEV)
Debes obtener el archivo XML de la factura electrónica correspondiente a cada atención prestada, ya que lo necesitas para la validación y presentación de tus RIPS.
¿Qué documentos conforman una factura electrónica?
Tras emitir una factura electrónica se crean dos archivos:
Es la representación gráfica de la factura, pensada para las personas, y NO es importante para los RIPS
XML
Es un documento técnico, pensado para los sistemas, y éste es el archivo que necesitas para FEV-RIPS
¿No sabes cómo emitir Factura Electrónica en Salud?
Consulta nuestra guía de emisión de FEV¡Importante!
NO todos los proveedores de Facturación electrónica emiten Facturas Electrónicas en Salud, así que debes asegurarte SIEMPRE antes de contratar con la empresa de tu elección, ya que de lo contrario serán rechazadas al momento de relacionarlas en los RIPS.
Sistemas como Notarius - Historia Clínica te permiten no sólo emitir Facturación Electrónica en Salud, sino automatizar tus RIPS.
Archivo JSON para RIPS
Tanto si tienes que presentar Factura Electrónica como si no, muy posiblemente tengas que generar un archivo en formato JSON para poder validar tus RIPS, ya que este requerimiento aplica para la mayoría de actores del sistema, salvo para aquellas empresas que no prestan servicios directamente al usuario final, como los Proveedores de Tecnologías en Salud mayoristas que comercian con intermediarios.
Puedes usar cualquier editor de texto para crear o modificar tu archivo JSON; sin embargo, te aconsejamos usar herramientas directamente pensadas para este propósito, ya que pueden facilitar enormemente el proceso y reducir errores.
Accede a nuestro editor de JSON para FEV-RIPS para empezar ahora mismo, o infórmate más sobre métodos alternativos en los recursos a continuación:
¿Cómo valido y presento los RIPS?
Hay tres formas de presentar los RIPS, cada una con sus propias características:
Opción 1: Automatización completa
RecomendadoPuedes usar una plataforma integral, como Notarius - Historia Clínica, que maneje automáticamente los RIPS por ti. Para hacerlo basta con que diligencies la historia clínica y la factura correspondientes, y el sistema se encargará del resto.
Un servicio así te ofrece por muy bajo costo:
- Facturación integrada
- Historia clínica completa
- Validación automática de RIPS
- Presentación ante Ministerio de Salud
Opción 2: Software gratuito del Ministerio
GratuitoExiste un software de validación de los RIPS, creado por el Ministerio de Salud, que puedes usar de forma gratuita, aunque debes hacer este proceso manualmente para cada servicio prestado:
- 1. Crea una carpeta para cada atención
- 2. Ubicar allí el archivo JSON de RIPS
- 3. Ubicar XML de Factura Electrónica
- 4. Procesar carpetas a través de la aplicación
Opción 3: Proceso híbrido
EquilibradoUsa tu proveedor actual + nuestra plataforma:
- 1. Carga los XML de tu facturación actual
- 2. Completa la información faltante fácilmente
- 3. Genera cada JSON automáticamente
- 4. Valida ante Ministerio sin procesos manuales
¿Qué pasa después de presentar los RIPS correctamente?
Si los archivos que presentaste superan la validación obtendrás un documento de retroalimentación del ministerio con varios datos, pero el más importante es el CUV o Código Único de Validación; ya que éste no sólo sirve como comprobante de la presentación de esta obligación frente a las partes interesadas, sino que se emplea para radicar las factura ante la Entidad Responsable de Pago (Resolución 1884 de 2024), como es el caso de los cobros a EPS, ARL y demás entidades del Sistema de Salud.
Validación exitosa
Los archivos superan la validación del sistema
Documento de retroalimentación
El validador genera un documento con el resultado de la operación
CUV - Código Único de Validación
El dato más importante
Importancia del CUV
¿Qué pasa si me rechazan los RIPS?
Rechazo del sistema
El sistema del Ministerio identifica errores en tus archivos
Corrección de errores
Debes corregir los errores indicados por el sistema
Nueva presentación
Vuelves a presentar los archivos corregidos
¿Necesitas ayuda con las correcciones?
Consulta nuestra guía especializada en solucionar errores comunes
Ver guía de correcciónImpacto en los pagos
El CUV es la llave que te permite radicar la factura. En resumen: un RIPS incorrecto significa un CUV rechazado, y eso se traduce en demoras en el pago.
¿Cuánto plazo tengo para presentar estos documentos?
Prestador de servicios
Desde la emisión de la factura del servicio para presentar RIPS y FEV
Entidades Responsables de Pago
EPS, ARL, ADRES tienen este plazo para procesar y pagar las facturas
¿Qué pasa si no presento los RIPS?
Consecuencia inmediata
No podrás radicar la factura y no recibirás el pago por los servicios prestados
Sanciones administrativas
- Amonestación escrita
- Multas económicas
- Suspensión temporal
- Suspensión definitiva de habilitación
Entidad supervisora
Superintendencia Nacional de Salud puede imponer las sanciones
Evita problemas desde el inicio
Si no sabes qué documentos debes presentar, identifica tus obligaciones ahora
Usar diagnóstico gratuito¿Qué te aconsejamos para empezar?
Te proponemos nuestro sistema de tres pasos para que puedas empezar a generar y presentar tus RIPS de forma sencilla y rápida.
Configura tu facturación
Si necesitas FEV, configura tu facturación electrónica en salud
Ver guía FEVAutomatiza el proceso
Una vez domines el proceso, automatízalo completamente
Explorar automatizaciónNo te preocupes, es más fácil de lo que parece
Estos temas parecen complicados a simple vista, pero con la orientación y las herramientas adecuadas, podrás dominarlos rápidamente, o incluso automatizarlos por completo para que no tengas que preocuparte por ellos.
Recursos adicionales
Consulta estos recursos para conocer más: